Manuale d’uso

Questo manuale riassume le operazioni principali per iniziare a usare Gestione Facile Entratel: requisiti, prima configurazione, inserimento dei clienti e utilizzo delle funzioni disponibili.

Le schermate e alcune funzioni possono cambiare nel tempo, perche’ il programma e’ stato indicato come in evoluzione e soggetto agli aggiornamenti del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Requisiti

Per utilizzare lo strumento sono richiesti:

• sistema operativo Windows;
• computer con prestazioni ordinarie;
• utenza Entratel o Fisconline, in base alle funzioni da usare;
• credenziali dei clienti o degli utenti abilitati ai servizi telematici;
• eventuale pacchetto Microsoft Visual C++ se il programma mostra errori all’avvio;
• per alcune funzioni sulle fatture elettroniche, eventuali programmi esterni indicati nella configurazione dello strumento.

Il programma e’ pensato soprattutto per piccoli e medi studi. In contesti piu’ grandi e’ opportuno valutare con attenzione gli aspetti organizzativi e di accesso da parte degli utilizzatori.

Prima configurazione

Al primo avvio occorre configurare il programma e inserire i dati degli utenti o dei clienti.

In generale la configurazione prevede:

• scelta o creazione di un profilo;
• impostazione delle cartelle di lavoro;
• inserimento dei clienti;
• indicazione delle credenziali per l’accesso ai servizi telematici, se disponibili;
• definizione della tipologia di cliente e del servizio telematico utilizzato.

Il file dei clienti e’ una parte centrale della configurazione. Deve contenere i dati necessari per identificare cliente, credenziali, codice fiscale, tipologia, servizio telematico e stato del rapporto.

Come utilizzare lo strumento

Dopo la configurazione, il programma mostra l’elenco dei clienti e le schede operative. Da queste schede e’ possibile avviare le funzioni disponibili, selezionando uno o piu’ clienti e impostando eventuali parametri come anno o tipologia di documento.

Le funzioni documentate nell’export WordPress includono:

• scaricamento di F24, F23, dichiarazioni e certificazioni uniche;
• scaricamento e archiviazione delle ricevute Entratel;
• download delle fatture elettroniche XML dal cassetto fiscale;
• creazione di cartelle standard per i clienti;
• reportistica sui dati archiviati;
• esportazione e stampa dei report;
• uso da linea di comando per alcune operazioni.

Procedura passo-passo

1. Verifica la disponibilita’ dello strumento nella pagina Download.
2. Installa il programma oppure scompatta la versione zip in una cartella dedicata.
3. Avvia Gestione Facile Entratel.
4. Crea un nuovo profilo oppure modifica un profilo esistente.
5. Imposta le cartelle di lavoro e i percorsi richiesti.
6. Inserisci o importa i dati dei clienti.
7. Verifica che per ogni cliente siano corretti codice fiscale, tipologia, servizio telematico e credenziali, se necessarie.
8. Seleziona uno o piu’ clienti dall’elenco.
9. Apri la scheda relativa all’operazione da eseguire, ad esempio F24, ricevute, fatture o reportistica.
10. Imposta i parametri richiesti, come anno o tipologia di documento.
11. Avvia l’operazione e attendi il completamento.
12. Controlla i file scaricati nelle cartelle configurate e verifica i report disponibili.

Problemi comuni

Il programma non si avvia

Se il programma mostra un errore all’avvio, puo’ essere necessario installare Microsoft Visual C++ nella versione indicata nella pagina di download.

L’antivirus blocca il download o l’esecuzione

Alcuni antivirus possono impedire il download o l’avvio del file. In questi casi occorre valutare l’inserimento del programma tra le eccezioni, secondo le procedure del proprio software antivirus e le policy interne dello studio.

Alcune funzioni non risultano operative

La pagina di download segnala che, a seguito di modifiche al sito dell’Agenzia delle Entrate, alcune funzioni potrebbero non funzionare e che e’ stata ripristinata la sola possibilita’ di scaricare le fatture elettroniche. Verificare sempre lo stato della versione utilizzata.

Le ricevute richiedono tempo o bloccano l’uso del PC

Per alcune operazioni sulle ricevute il programma puo’ simulare le azioni dell’operatore e aprire Entratel. Durante queste operazioni potrebbe non essere possibile usare normalmente il computer.

La versione zip sovrascrive dati esistenti

Se si scompatta nuovamente la versione zip nella stessa cartella, si rischia di sovrascrivere gli archivi. Prima di aggiornare, verificare la cartella database e conservarne una copia.

Domande frequenti

Serve Entratel per tutte le funzioni?

No. Alcune funzioni possono essere usate con Fisconline, ma l’export originale segnala che con Fisconline le funzioni possono essere limitate. Le ricevute Entratel e la verifica VIES richiedono utenza Entratel.

Si puo’ usare senza installazione?

Si’, e’ indicata una versione zip che non richiede installazione e puo’ essere scompattata in una cartella dedicata, anche su supporto USB.

Il programma e’ adatto a studi molto grandi?

Il materiale originale lo indica soprattutto per piccoli e medi studi. Per organizzazioni piu’ strutturate e’ opportuno valutare attentamente gestione degli accessi, responsabilita’ operative e procedure interne.

E’ possibile automatizzare alcune operazioni?

Si’, il programma documenta anche un utilizzo da linea di comando per alcune operazioni, ad esempio download F24 o ricevute, utile per utenti esperti.

Per assistenza o chiarimenti operativi, verificare prima la versione in uso e le note pubblicate nella pagina Download.