Attenzione: i video seguenti si riferiscono ad una vecchia versone del programma funzionante ad interfaccia testuale. Ora è stata realizzata una più comoda interfaccia grafica, a breve qualche video sull’utilizzo, i video sono però utili a capire cosa è in grado di fare.

Guarda la presentazione su Prezi.com

Ecco un breve video sull’uso del programma [VECCHIO]

Vediamo come aprire le ricevute automaticamente[VECCHIO]

Anche se vecchio il video fa capire la dinamica di funzionamento, ora esiste una interfaccia grafica e non più testuale.

Risoluzioni dei problemi e assistenza

• Nel prezzo è inclusa anche l’assistenza?
  Il programma è di semplice uso, ma se avete bisogno di assistenza potete contattarmi usando i riferimenti presenti su questo sito. E’ preferibile il contatto per email.
• Se trovo un malfunzionamento come posso comunicarlo?
  Sempre alla pagina dei contatti, dando il maggior numero di informazioni e lasciando un recapito per essere ricontattati, se necessario.
• Il programma va in crash, che posso fare?
  Se il programma si interrompe senza alcun messaggio, avviate il software dal Prompt dei comandi (Avvio / Programmi / Accessori / Prompt dei comandi), apparirà un messaggio di errore più chiaro, inviatemi una foto dello schermo e cercherò di risolvere il problema.

Licenza e aggiornamenti

• La licenza di uso ha una scadenza?
  La versione Unlimited non ha scadenza, una volta acquistato, il software può essere usato per sempre. Si avrà diritto inoltre agli aggiornamenti finché non ci sarà il rilascio di una versione con numero di versione principale maggiore. Se avete acquistato la versione 8.x avrete diritto agli aggiornamenti fino a quando non sarà rilasciata la versione 9.x La versione PRO ha invece una durata di 12 mesi, trascorsi i quali si deve rinnovare la licenza.
• Se fra due mesi l’agenzia delle Entrate cambierà metodo di accesso al sito, il programma sarà aggiornato?
  Dipende se ciò è tecnicamente possibile. Il software è funzionante a data odierna, molti cambiamenti del sito potrebbero portare all’impossibilità di aggiornare il programma.

Creazione cartelle

• Posso personalizzare le cartelle che crea il programma?
  Sì e no. Le cartelle create possono essere modificare cambiando i valori dei file che iniziano con “Cartelle”, contenuti nella cartella Config. I file generati dal programma come l’archiviazione degli F24 o delle ricevute, avviene sempre nelle cartelle predefinite da me.

Il programma nonostante gli sforzi presenta tanti piccoli bug in via di risoluzione. Di seguito ho elencato i bug (o presunti tali) che ritengo più fastidiosi.

Generali

L’interfaccia del programma, per quanto testata su diversi pc, potrebbe non venire visualizzato correttamente su alcuni PC e/o con configurazioni particolari (ad esempio su Seven Starter Edition). Il problema riguarda soprattutto le etichette dei campi che potrebbero non essere visualizzate interamente. L’inconveniente è solo estetico e non ne influenza il funzionamento. Scaricate la versione demo per capire se potrebbero esserci problemi col vostro sistema.

Cambio password

Il programma se accedendo a Entratel trova la password scaduta, la cambia automaticamente ed aggiorna il file clienti, senza chiedere l’autorizzazione a farlo. Ad esempio se avevamo scelto di scaricare gli F24 e la password è scaduta, il programma cambia la password automaticamente.

Non è un bug, ma una scelta di progettazione.

Cambio password 2

Quando il programma cambia password in automatico, la cambia nel file per tutte le password uguali presenti. E’ stata una scelta per cambiare contemporaneamente tutte le utenze Entratel, ma potrebbe creare problemi se alcuni utenti Fisconline che gestite hanno la stessa password di una utenza Entratel. Soluzione: evitate di usare password uguali per utenze diverse. Bug risolto dalla versione 8.0

Download ricevute

Il programma scarica solo le ultime ricevute (30 giorni) non lette. Non è un bug ma una scelta, è quindi consigliabile usare sempre questo programma per scaricare le ricevute.

Archiviazione ricevute

Il programma, ovviamente,  archivia solo le ricevute che sono state “stampate” a video in PDF dall’applicazione Entratel e che quindi si trovano nella cartella ricevute. NB. il programma archivia ogni volta tutti i file presenti nella cartella, si consiglia quindi di creare all’interno della cartella ricevute, una cartella “Archivio” in cui andare a salvare i file più vecchi.
In secondo luogo non gestisce tutte le ricevute: funziona con quelle di UNICO, IRAP, 770, F24 invio, F24 pagamento. Apertura/Variazione/Chiusura Partita IVA.

Archiviazione ricevute 2

Il programma archivia anche le ricevute di coloro che non sono presenti nel file clienti, ciò è utile perché evita di inserire tutti i clienti nel file ma può creare un po’ di disordine nella cartella clienti. Quando il cliente non è presente nel file, la cartella in cui salvare le ricevute viene creata in base al nome presente nella ricevuta. – Bug risolto dalla versione 8.0: inserita un’opzione con la quale scegliere se archiviare tutti i file o meno.

Download F24

Il programma non scarica gli F24 “doppi”. Quando vengono creati con F24 online (e, ipotizzo, anche altri programmi) modelli con un gran numero di codici il software spezza gli F24 automaticamente e nel cassetto fiscale sono archiviati in modo diverso dal solito. Purtroppo questo programma non gestisce ancora questa casistica. Bug risolto dalla versione 8.18.

Download F24 2

Il programma non verifica correttamente se il file scaricato è un PDF, in alcuni casi si potrebbero creare file che poi non essendo PDF non possono essere letti. E’ il caso tipico di quando l’agenzia delle Entrate non mette a disposizione la stampa PDF, è successo ad esempio nei primi mesi dell’introduzione dell’F24 semplificato.Bug risolto dalla versione 8.18 con accuratezza del 99%, potrebbero ancora verificarsi alcune anomalie ma le reputo molto remote.

Download F24 3

L’agenzia delle entrate archivia gli F24 pagati negli ultimi giorni dell’anno nella sezione dell’anno successivo. Anche questo programma si comporta allo stesso modo e quindi non è un errore del software ma è allo studio un metodo per aggirare il problema.

Download F24 4

Il programma scarica gli F24 in / cartella del cliente / Anno / F24 / ModelliSingoli e un file che unisce tutti gli F24 in / cartella del cliente / Anno / F24. In casi rari una pagina del file di riepilogo non viene visualizzata correttamente, è allo studio una soluzione; i singoli F24 sono, invece, corretti.

Inserimento dati utenti

Quando si inserisce una nuova voce, la finestra si sposta al penultimo rigo, si deve scendere al rigo di inserimento con il mouse o la tastiera.

Download dichiarazioni

Lo scaricamento delle dichiarazioni non gestisce ancora il caso in cui siano state inviate più di una dichiarazione per lo stesso anno (correttive e/o integrative). Risolto dal 17/01/2014

Download dichiarazioni 2

Quando si scaricano le dichiarazioni alcuni quadri vengono scaricati due volte, è il caso in cui in una stessa pagina ci sono più quadri.

Sicurezza

Password e PIN vengono salvati sul computer non criptati, porre attenzione alla cartella in cui si salva il file di configurazione in modo che sia accessibile solo da utenti fidati.

L’aggiornamento è molto semplice, basta scaricare la nuova versione e premere sempre il pulsante avanti. Rispetto alla prima installazione ci sono alcune cose da tenere presente:

1. Il programma durante l’aggiornamento non sovrascriverà la cartella “Conf”
2. Il programma chiederà se si vogliono sovrascrivere i file “Clienti*.txt”, se non li avete modificati potete tranquillamente premere “Sì”. La modifica può essere fatta cliccando sul pulsante in verde e modificando l’elenco delle cartelle nei riquadri indicati dalla freccia. Se non li avete modificati potete benissimo premere “Sì”.
   
3. Durante l’aggiornamento i file precedenti saranno copiati nella sottocartella Backup, potete recuperarli quindi tranquillamente fino alla successiva procedura di aggiornamento.

Per esperti, il programma è gestibile anche da linea di comando per avere maggiore velocità di utilizzo e la possibilità di automatizzare alcune operazioni.

Per poter utilizzare il programma da linea di comando si deve lanciare il Prompt dei Comandi dal menu’ di Windows, spostarsi nella cartella in cui si trova il programma Gestione Facile Entratel e da li’ lanciare il programma con le diverse opzioni,

-i  = consolle
-p = numero profilo
-o = operazioni da svolgere: f24, ric
-c = numero cliente
-a = anno da scaricare
-h = mostra queste istruzioni
-v = mostra il numero di versione
-d = attiva ulteriori messaggi di debug

Esempi di utilizzo

GestioneFacileEntratel.exe -i consolle – Avvia il programma con l-interfaccia testuale

GestioneFacileEntratel.exe -h  – Mostra l’aiuto

Questi due esempi eseguono il programma senza ulteriori interventi dell’operatore

GestioneFacileEntratel.exe -i consolle -p 5 -o f24 -c 2 -a 2013 – Scarica automaticamente gli F24 del 2013 per l’utente numero 2 con il profilo numero 5

GestioneFacileEntratel.exe -i consolle -p 1 -o ric -c 2 – Scarica automaticamente le ricevute Entratel non lette del cliente numero 2 con profilo numero 1
Ulteriori utilizzi

Gli ultimi due esempi, come scritto, non necessitano di interazione con l’utente e possono, quindi, essere utilizzati con l’utility di Windows “Operazioni pianificate” per eseguire a scadenze periodiche determinate operazioni. Ad esempio si puo’ decidere di scaricare il 30 di ogni mese tutti gli F24 dei clienti.

Il file “clienti.txt” può essere anche elaborato tramite un apposito file di Excel come descritto QUI.

In alternativa, se vogliamo farlo manualmente con Excel, dobbiamo stare attenti alle opzioni di importazione. Vediamo quindi i vari passaggi.

Per prima cosa aprite il file come un normale file di Excel stanto attenti a scegliere tra le opzioni quella di mostrare tutti i file.

A questo punto si apre la maschera che vedete sotto, confermate e andate avanti.

Anche al secondo passaggio potete confermare tutto.

Al terzo e ultimo passaggio dovete selezionare tutte le colonne che sotto vedete in nero, per farlo cliccate sull’intestazione della prima poi andate all’ultima e, tenendo premuto il tasto “Maiusc” cliccate sull’intestazione della colonna.

Ora scegliete come formato per la colonna “Testo”. L’operazione può essere fatta anche colonna per colonna ma è più lunga.

Fatte le modifiche al file lo salvate.

Il programma credo sia abbastanza intuitivo , per qualsiasi suggerimento scrivetemi mediante la pagina dei contatti.

Ad ogni modo, vediamo brevemente le sue schermate.

F24/F23/Dichiarazioni

Da questa schermata possiamo scaricare gli F24, gli F23, le quietanze di pagamento degli F24 valorizzando i tre controlli indicati nella sinistra oppure le dichiarazioni dei redditi e premento il pulsante in basso a sinistra.

Fascicolo dichiarazione

Da questa schermata possiamo raggruppare una serie di dati presenti nel cassetto fiscale che possono agevolarci la compilazione delle dichiarazioni fiscali (ci sono ancora vari limiti che potete leggere nella pagina dei Bug). Al termine dell’elaborazione verrà creato un singolo file PDF. In particolare possiamo salvare i dati anagrafici per verificare codici attività / rappresentanze/ operatività Vies e a seguire varie pagine con i codici tributo che ci interessano.

L’interrogazione può essere fatta per anno di competenza o per data di pagamento degli F24. La ricerca funziona con i principali codici e/o sezioni, se alcuni pagamenti non compaiono fatelo presente attraverso la pagina dei contatti, inviandoci se possibile la pagina web che contiene i pagamenti (salvatela sul desktop e inviatecela).

N.B. il codice “9999” ha la funzione di separare le interrogazioni. Ad esempio, inserendo i seguenti codici “4033 9999 4034”, i codici 4033 e 4034 saranno salvati su due pagine distinte.

Ricevute

Da questa schermata possiamo:

1. Scaricare le ricevute non lette nell’ultimo mese
2. Aprire le ricevute (NB sarà utilizzato Entratel e non si dovrà usare il pc durante l’elaborazione)
3. Trasforma le ricevute in un file PDF (NB sarà utilizzato Entratel e non si dovrà usare il pc durante l’elaborazione)
4. Archivia le ricevute nelle singole cartelle dei clienti (funziona solo con alcune ricevute, vedi pagina dei Bug)

N.B. le quattro operazioni sono slegate  tra di loro, ad esempio è inutile inserire l’utenza Entratel per le opzioni da 2 a 4.

Ricevute Entratel

Partita IVA/CF

Mediante una utenza Entratel consente di recuperare partita iva o codice fiscale inserendo l’altro valore.

Cartelle clienti

Consente di creare le cartelle di default per i vari clienti, aprire la cartella clienti e riordinare il file dei clienti in maniera alfabetica per ritrovarli più facilmente. Cliccando sul pulsante “Cartelle standard…” potrete elencare le cartelle da creare di default.

Non vi resta che partire con l’uso.

Quando usate il programma per la prima volta, dovete effettuare due operazioni fondamentali: la prima è la configurazione del programma e la seconda è l’inserimento delle credenziali degli utenti per l’accesso al sito internet. Vediamo insieme le due operazioni.

1 – Impostazioni Gestione Facile Entratel

Avviamo il programma Gestione Facile Entratel, si aprirà la schermata di scelta del profilo, selezionate il profilo di prova, fate il segno di spunta su “Modifica il profilo” e premete “OK” oppure scegliete “Crea un nuovo profilo” e andate avanti:

Scelta profilo

.

Si aprirà la finestra che vedete sotto, modificate i parametri secondo le vostre esigenze, tenendo il mouse sull’etichetta apparirà un suggerimento che vi aiuterà nella compilazione dei vari riquadri.

Finestra di configurazione dei profili

Salvate e poi scegliete il profilo appena creato.

2 – I dati dei clienti

Una volta scelto il profilo impostato sopra, scegliete dal menù del programma Operazioni / Modifica il file clienti e inserite i dati richiesti:

Dati degli utenti

1. Nome Utente. Inserire il nome dell’utente.
2. Username. Inserire l’username per accedere ai servizi telematici. Mettere 0000 (quattro zero) se non si dispone di servizi telematici
3. Password. Inserire la password per accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate. Mettere 0000 (quattro zero) se non dispone di servizi telematici. La password deve essere comporta di numeri e lettere. Il software cambia automaticamente le password se sono scadute, variando le lettere da minuscole a maiuscole e viceversa ed aggiorna il file clienti.
4. Pin: Inserire il Pincode per l’accesso al cassetto fiscale. Mettere 0000 (quattro zero) se non dispone di servizi telematici
5. Nome della cartella: Inserite il nome della cartella (preferibilmente senza spazi)
6. Codice fiscale: inserire il codice fiscale del cliente
7. Tipologia del cliente: Inserire PF se persona fisica, DI se ditta individuale, SP per le società di persone, SC se società di capitali. In base alla tipologia, il programma si comporterà diversamente in alcuni contesti, ad esempio nella creazione delle cartelle.
8. Tipologia di servizio telematico: NT se non si dispone di un servizio telematico, FO per Fisconline, EN per Entratel (cliente delegato), TI per l’utente Entratel (il titolare dell’utenza, di solito il commercialista/ragioniere).
9. Rapporto col cliente: Inserire IE se è ancora in essere oppure ES se il rapporto è terminato.

salvate e potete usare il programma.

Se avete elenchi corposi di clienti, potete anche modificare il file coi dati dei clienti in altri modi. Il file lo trovate nella sottocartella di installazione del programma “conf” col nome Clienti.txt (o con altro nome indicato durante la creazione del profilo), il file non è altro che un file di testo con valori separati dal carattere TAB. La modifica di questo file può avvenire in tre modi:

1. Manuale con un qualsiasi editor di testo, io consiglio Notepad++
2. Manuale, ma con Excel seguendo le istruzioni riportate qui.
3. Semplificata con Excel 2007+ utilizzando un file già predisposto allo scopo.

La prima operazione è molto semplice, ma può risultare lenta nell’inserimento di molti dati, quindi in questa pagina spiego il terzo metodo. Aprite il file excel 2007 ConfigurazioneFileClienti che trovate nella cartella di installazione del programma o nel menù di windows

Menu Start

e attivate le macro, cliccando sul tasto indicato sotto:

Attivazione macro

Ora andate nella scheda Home e importate il file Clienti.txt (o altro file dove avete deciso di archiviare i dati dei clienti) presente nella sottocartella “Config”  cliccando sul tasto “Importa clienti”, Quindi andate alla scheda dei clienti cliccando su “Vai alla cartella FileClienti” e inserite i vari utenti.

Appena ultimato l’inserimento cliccate su “Salva file clienti”.

Avete finito.

Il programma è abbastanza intuitivo, ma è opportuna qualche piccola informazione sul meccanismo di funzionamento per capirne la dinamica e usarlo al meglio.

Il programma presuppone che tutti i clienti si trovino in una determinata cartella, per ogni cliente può creare una serie di cartelle di default in cui poi andrà a salvare le ricevute, gli F24 e gli altri file che scarica da Entratel.

Ad esempio:

CartellaClienti

————–> Cliente1

————————>Ammnistrazione

————————>2014

——————————>F24

——————————>DichiarazioniFiscali

————————>……..

————–> Cliente2

in cliente2 verranno create le stesse cartelle.

I file che compongono il programma

Il pacchetto che avete scaricato installerà i seguenti file:

• GestioneFacileEntratel.exe – E’ il file eseguibile, il vero e proprio programma
• ConfigurazioneFileCilenti – E’ un file Excel per la configurazione semplificata del file Clienti.txt
• config – E’ la cartella che contiene tutti i file di configurazione
• Gui – E’ la cartella con altri file di configurazione irrilevanti per l’utente
• CartelleDI.txt – Questa e gli altri file che iniziano con Cartelle contengono il nome delle cartelle che vogliamo creare per ogni tipologia di cliente (DI, ditta individuale, SC società, PF persona fisica senza partita IVA)
• profiloUtenti.pl – Contiene i vari profili di utilizzo, è configurabile dal programma stesso.
• clienti.txt– E’ il file forse più importante, poiché contiene l’elenco di tutti i clienti ed ha una struttura abbastanza rigida: è composto infatti da una serie di 9 dati separati da un segno di tabulazione. la struttura è la seguente:

1. Nome del cliente. Inserire un nome senza spazio
2. Username per accedere ai servizi telematici. Mettere 0000 (quattro zero) se non si dispone di servizi telematici
3. Password. Mettere 0000 (quattro zero) se non dispone di servizi telematici. La password deve essere comporta si numeri e lettere. Il software cambia automaticamente le password se sono scadute, variando le lettere da minuscole a maiuscole e viceversa ed aggiorna il file clienti.
4. Pincode: Mettere 0000 (quattro zero) se non dispone di servizi telematici
5. Nome della cartella: Inserire un nome senza spazio
6. Codice fiscale: inserire il codice fiscale del cliente
7. Tipologia del cliente: Inserire PF se perdona fisica, DI se ditta individuale, SP èer le cosietà di persone, SC se società.. In base alla tipologia, il programma si comporterà diversamente ad esempio nella creazione delle cartelle
8. Tipologia di servizio telematico: NT se non dipone di un servizio telematico, FO per Fisconline, EN per Entratel, TI per l’utente Entratel.
9. Rapporto col cliente: Inserire IE se è ancora in essere oppure ES se interrotto

Passiamo ora alla configurazione del programma.

Il programma è rivolto principalmente a piccoli/medi studi perché mancano alcune caratteristiche che ritengo necessarie in contesti più grandi, prima su tutte, una attenzione maggiore alla norme di accesso al programma da parte degli utilizzatori.

I requisiti sono molto semplici:

• un sistema operativo Windows (su richiesta è possibile installare il programma anche su un sistema Linux)
• avere un computer mediamente veloce (io lo uso senza problemi su uno di 5 anni fa)
• essere persone fisiche utenti Entratel o persone fisiche/giuridiche Fisconline (in questo secondo caso per il tipo di account le funzioni sono limitate)